Odoo销售收款的财务对账解决方案

2019-03-27

概述


全网首发! 第一免费开源ERP Odoo销售收款的财务对账解决方案


前面文章介绍了佛山王朝家具的案例背景。佛山王朝家具公司在全国有30多家门店,三个生产工厂。王朝家具有六大痛点问题:

一、订单迫切需要实现电子化管理及在线签名

二、总部分单工作量大,供应链效率低

三、配送和售后问题较多,需要有售后服务管理系统

四、销售收款的对账工作量大,财务同事叫苦连天

五、门店及营业员提成计算工作量大,计算数据不透明,影响门店积极性

六、可能的话,工厂希望上生产管理系统

前面第一篇介绍了第一个问题,即门店订单电子化及在线签名的解决方案,第二篇介绍了第二个问题,即订单执行及供应链解决方案。本篇介绍第四个问题,即销售收款财务对账解决方案。


解决方案

王朝家具第四个问题,门店收取20%定金,收款渠道有银行刷卡、支付宝、微信、现金。各个门店,各种渠道的收款,都到公司总部统一的收款账户。

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总部财务人员从银行、支付宝、微信拉出收款流水,每一笔收款流水来自哪个门店、哪个业务员、哪个客户、哪个订单?这个对账问题非常麻烦。财务人员每天登录门店订单系统,一个订单一个订单检查,有疑问的款项,微信、电话和门店人员反复沟通确认。这个工作耗时耗力,还影响门店工作,门店人员也不胜其烦。

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Odoo中的订单收款大致原理是,每一个订单,业务员一键创建收款单据(客户发票)。发货前创建预收款客户发票(定金),发货后创建应收款客户发票

收到实际付款后,在相应的客户发票上“登记付款”,登记付款时候,营业员写明收款渠道(刷卡、支付宝、微信、现金),收款流水号

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财务人员登录系统,查看和导出:哪个门店、哪个业务员、哪个订单、哪个客户、哪个渠道、哪个流水号,收到多少钱。导出的信息和银行(支付宝、微信)后台导出的收款流水对比,很快就知道是否有错漏收款,谁发生的错漏。财务每天几个小时的对账工作,变成了几十分钟就完成了前一天的对账。

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开源智造专家灵活应用Odoo强大功能,帮助王朝家具快速解决了销售收款的财务对账问题。不过,还留下了两个小问题待后期改善。

其一是,营业员收款后,需要在系统中填写收款的交易流水号。交易流水号很长,营业员录入容易出错。营业员迫切希望系统自动获取交易流水号,自动填写到系统中。

第二个问题是,财务对账时候,如果系统的收款金额和银行、支付宝、微信等后台导出的金额有差异,财务需要从系统导出收款明细,从金融机构后台导出收款明细,再在Excel里面用VLOOKUP函数比对查出差异明细。财务提出希望系统自动对账,而不要导出到Excel再对账。

开源智造专家本着企业信息系统“小步快跑”的建设原则,上述两个问题放到了以后解决。但专家们已经给出了解决方案,只是放待后面实施。

第一个问题,门店现在的收款方式是用拉卡拉的智能收款机。客户刷卡支付,或者拉卡拉扫描客户手机收款码支付,支付完成后,营业员再从拉卡拉上查询交易流水号,手工录入到Odoo系统。

开源智造专家为王朝家具设计的新收款方案是:

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1) 银行刷卡的情况,仍然用现行办法,营业员从拉卡拉上查询交易流水号,手工录入到系统;

2)支付宝和微信的情况。营业员电脑上加装条码扫描枪(平板电脑的话,加装蓝牙扫描枪)。扫描客户手机付款码,Odoo系统对接支付宝/微信后台,直接获取交易流水号,自动填入系统。如此,免除了营业员手工填写流水号的麻烦。

Odoo作为全球排名第一的开源企业信息系统,Odoo有一个强大的生态圈。在Odoo生态圈里面,有一个Odoo插件应用市场,应用市场里面有近2万个插件。应用市场所有的插件也都是源码开放的,购买以后,可以直接下载插件源码。开源智造专家帮助王朝家具在应用市场里面找到了Odoo对接支付宝、微信收款的插件。该插件可以应用在Odoo的在线购物(电商)、门店零售两种场景中。王朝家具用的是Odoo中B2B的订单模块,该插件需要稍加改造才能适用于B2B订单。因为插件源码开放,开源智造的技术工程师们分分钟就可以按王朝家具的需求改造插件。

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第二个问题,开源智造专家为王朝家具设计的新方案是:

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支付宝、微信、银联后台的交易记录导入到Odoo系统,Odoo系统的收款记录和导入进来的流水记录,按交易流水号自动匹配。由于金融机构有各种手续费等扣费情况,Odoo系统收款记录和金融系统的交易记录,不能简单地按金额比对。专家们经过一些数据分析,设计了一个灵活可配置的自动对账规则。

这个自动对账方案需要一些二次开发才能实现。本着“小步快跑”的信息系统建设原则,开源智造专家建议王朝家具将该问题放到后期再去优化开发。

文章编辑:开源智造(OSCG) - 源自欧洲,业界领先的免费开源ERP专业服务商